Angajaţii conduc maşina societăţii? Iată care sunt obligaţiile parţilor, dar şi documentele care trebuie întocmite

Care sunt obligaţiile angajatorilor în situaţia în care repartizează salariaţilor maşini de serviciu sau aprobă chiar utilizarea autoturismului personal al salariaţilor cu scopul desfăşurării sarcinilor profesionale?

Responsabilităţile angajatorului în situaţia în care dispune salariaţilor săi, suplimentar faţă de sarcinile de muncă curente, conducerea de autovehicule rutiere pentru deplasarea în delegaţii, pentru controlul punctelor de lucru, pentru transportul diferitelor mărfuri şi/sau echipamente de muncă, pentru transportul altor salariaţi, pentru deplasarea la/de la locul de muncă etc. sunt următoarele:

• Asigurarea capacităţilor lucrătorului în ceea ce priveşte securitatea şi sănătatea în muncă, atunci când îi încredinţează sarcini de conducere pe drumuri publice;
• Supravegherea medicală din care să rezulte că lucrătorul este apt din punct de vedere medical, clinic şi psihologic, să conducă autovehicule;
• Asigurarea condiţiilor pentru ca fiecare lucrător să primească o instruire suficientă şi adecvată în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, în special sub formă de informaţii şi instrucţiuni de lucru, specifice locului de muncă; autovehiculul reprezintă un loc de munca mobil;
• Să pună la dispoziţia lucrătorului un echipament de muncă, autovehicul rutier fără pericol pentru securitatea şi sănătatea acestuia.

Angajatului care conduce mașina de serviciu i se interzic următoarele:

• plecarea în cursă cu autoturismul de serviciu care prezintă o stare tehnică necorespunzătoare;
• plecarea în cursă cu autoturismul de serviciu dacă acesta nu este dotat cu trusă medicală de prim ajutor, triunghi reflectorizant şi stingător de incendiu, omologate şi în perioada de valabilitate;
• plecarea în cursă în situaţia în care termenul de valabilitate al inspecţiei tehnice periodice a expirat;
• plecarea în cursă dacă este neasigurat pentru răspundere civilă pentru caz de pagube produse terţilor prin accidente de circulaţie;
• plecarea în cursă dacă autoturismul de serviciu nu are montate plăcuțe cu numărul de înmatriculare sau de înregistrare atribuite de autoritatea competentă;
• plecarea în cursă dacă placuțele de înmatriculare nu sunt conforme cu standardele în vigoare, precum şi în cazul în care certificatul de înmatriculare sau de înregistrare este reţinut, iar dovada înlocuitoare a acestuia este eliberată fără drept de circulaţie sau termenul de valabilitate a expirat;
• consumul băuturilor alcoolice, consumul de produse sau substanţe stupefiante ori a medicamentelor cu efecte similare acestora în timpul conducerii autoturismului de serviciu.

Care sunt documentele care se întocmesc atunci când un angajat conduce maşina societăţii sau cea personală în scopul desfășurării activității?

Codul fiscal consideră avantaj de natură salarială utilizarea oricărui bun, inclusiv a unui vehicul de orice tip, din patrimoniul afacerii sau închiriat de la o terţă persoană, în scop personal, cu excepţia deplasării pe distanţă dus-întors de la domiciliu sau reşedinţă la locul de muncă sau cel al desfăşurării activităţii.

Deplasarea de la locul de muncă la domiciliu și invers nu reprezintă folosință în interes personal al salariatului. În aceste condiții, pentru a beneficia de un tratament fiscal favorabil, angajatorul trebuie să fie în măsură a dovedi inspectorilor de control, scopul economic al utilizării bunului său.

Așadar, societatea trebuie să prezinte toate documentele și informațiile necesare pentru a dovedi că autoturismul a fost utilizat exclusiv în scopul desfășurării activității economice.

Dacă mașina aparține salariatului, iar angajatorul decontează benzina utilizată lunar de salariat, în interes personal, un prim document care se impune este încheierea de contract de comodat între salariat și angajator, contract din care să reiasă dreptul angajatorului, dar și necesitatea de a se folosi de mașina salariatului în vederea desfășurării activității zilnice.

Un avantaj acordat salariatului de către angajator este impozabil la nivelul angajatului în categoria veniturilor din salarii, dacă reflectă folosința în scop personal a bunului său, ca urmare a unei relații contractuale.

Dacă mașina aparține angajatorului, la predare se va încheia doar un proces verbal de predare-primire şi o împuternicire din partea angajatorului în favoarea salariatului pentru folosirea maşinii în interes de serviciu.

Dovada utilizării exclusiv în scopuri economice, trebuie efectuată cu foile de parcurs întocmită precum și orice alte documente cu date relevante în acest sens. Foile de parcurs cuprind numărul de kilometri parcurși pe fiecare rută în parte. Astfel, în foaia de parcurs se consemnează toți kilometri efectuați, atât kilometri parcurși în interesul societății cât și dacă e cazul kilometri parcurși în interes personal. Numărul de kilometri înscris în foaia de parcurs trebuie să corespundă cu numărul de kilometri de la bordul autoturismului.

Completarea acestor elemente asigură informaţia necesară pentru justificarea regimului de utilizare a vehiculului şi deductibilitatea integrală a tuturor cheltuielilor aferente acestuia, în cazul unei inspecţii fiscale.

Foile de parcurs nu reprezintă formulare tipizate, ele pot fi adaptate de fiecare societate în funcţie de necesităţile proprii ale acesteia sau de particularităţile activităţii. Societatea poate recurge la completarea în format electronic sau la achiziţionarea unor seturi de formulare preimprimate.

În concluzie, dacă din foaia de parcurs, rezultă uzul strict în folosul societății a mașinii, salariatul nu va datora impozit și contribuții sociale pe acest avantaj.