Cheltuielile de protocol şi tratamentul fiscal al acestora

Deși nu există o definiție precisă a acestui tip de cheltuieli, ele nu se referă la cadouri oferite/servicii prestate propriilor angajați, ci mai degrabă la acele cadouri oferite/servicii prestate unor parteneri/potențiali parteneri de afaceri, în vederea consolidării relațiilor comerciale cu aceștia precum şi a dezvoltării unor relații de afaceri noi.

Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit. În situaţia în care persoana impozabilă a oferit şi cadouri care depăşesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, însumează valoarea depăşirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, şi colectează taxa, dacă taxa aferenta bunurilor respective este deductibila total sau parţial. Se considera că livrarea de bunuri are loc în ultima zi lucrătoare a perioadei fiscale în care au fost acordate bunurile gratuit şi a fost depăşit plafonul. Baza impozabila, respectiv valoarea depăşirilor de plafon, şi taxa colectata aferenta se înscriu în autofactura prevăzută la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include în decontul întocmit pentru perioada fiscală în care persoana impozabilă a acordat bunurile gratuit în cadrul acţiunilor de protocol şi a depăşit plafonul.

Conform art. 25 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita unei cote de 2% aplicate asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol. În cadrul cheltuielilor de protocol se includ și cele înregistrate cu TVA colectată potrivit prevederilor titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei

ü  Deducerea TVA aferente cheltuielilor de protocol pe baza bonurilor fiscale

Deducerea TVA aferente cheltuielilor de protocol realizate pe baza bonurilor fiscale se face la fel ca la orice altă achiziție de bunuri și servicii efectuată pe baza unor bonuri fiscale, cu respectarea prevederilor art. 299 alin. (1) din Codul fiscal și ale pct. 69 alin. (3) coroborat cu pct. 69 alin. (6) din normele metodologice, potrivit cărora, pentru achizițiile de bunuri și servicii, TVA poate fi dedusă de beneficiar și pe bază de bonuri fiscale emise în conformitate cu prevederile Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările și completările ulterioare şi dacă este menţionat pe bonul fiscal codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului.

ü  Deducerea TVA aferente achizițiilor de băuturi alcoolice și produse din tutun

Potrivit art. 297 alin. (7) lit. b) din Codul fiscal, nu este deductibilă TVA datorată sau achitată pentru achizițiile de băuturi alcoolice și produse din tutun, cu excepția cazurilor în care aceste bunuri sunt destinate revânzării sau pentru a fi utilizate pentru prestări de servicii.

Pentru băuturile alcoolice servite la restaurant sau oferite în cazul serviciilor de catering, conform art. 291 alin. (2) lit. f) din Codul fiscal coroborat cu pct. 37 alin. (12) din normele metodologice, este aplicată cota standard de TVA (20% pentru anul 2016 și 19% începând cu anul 2017), dar nu se consideră că are loc o livrare separată de bunuri, oferirea de băuturi alcoolice făcând parte din serviciile de restaurant sau de catering.

ü  Deducerea TVA aferente bunurilor de mică valoare (sub 100 lei) acordate gratuit în cadrul acțiunilor de protocol

Conform art. 304 alin. (2) lit. b) din Codul fiscal, nu se efectuează ajustarea TVA deduse inițial în cazul acordării de bunuri de mică valoare (sub plafonul de 100 lei, exclusiv TVA) în mod gratuit în cadrul acțiunilor de protocol. Un cadou reprezintă ceea ce este acordat gratuit unui singur partener de afaceri și poate conține unul sau mai multe produse, motiv pentru care în privința depășirii plafonului se însumează doar valoarea produselor care formează un cadou, nu și valoarea cadourilor.

Începând cu anul 2016, persoana impozabilă care oferă cadouri în cadrul acțiunilor de protocol peste plafonul de 100 lei exclusive TVA este obligată la colectarea TVA aferente bunurilor acordate gratuit partenerilor, pentru care și-a exercitat dreptul de deducere la achiziție, prin autofacturare, conform pct. 92 alin. (5) din normele metodologice.

Autofactura va conține baza impozabilă a depășirilor de plafon și TVA colectată aferentă și se va include în decontul de TVA (formularul 300 „Decont de taxă pe valoarea adăugată”) întocmit pentru perioada fiscală în care persoana impozabilă a acordat bunurile gratuit în cadrul acțiunilor de protocol și a depășit plafonul. Termenul de autofacturare este cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei.

În vederea încadrării în categoria cheltuielilor de protocol prin care se aduc justificări suplimentare pentru cheltuielile efectuate,   se utilizează  atât Referatul de protocol cât şi  Notă internă pentru cheltuieli de protocol.

Sunt situații în care societățile înregistrează diverse cheltuieli efectuate cu angajații (mese servite, fructe, cafea, apă, băuturi răcoritoare etc.) drept cheltuieli de protocol. De reţinut este faptul că aceste costuri nu reprezintă cheltuieli de protocol, ci reprezintă cheltuieli efectuate pentru angajați (avantaje în natură) , se vor înregistra pe conturi de personal și vor urma tratamentul fiscal similar veniturilor din salarii.

În concluzie,

Sunt cheltuieli de protocol:

ü  Cadouri oferite partenerilor de afaceri actuali sau potenţiali;

ü  Mese pentru parteneri de afaceri;

ü  Mica trataţie organizată la desfăşurarea unui interviu de angajare;

ü  Organizarea unei conferinţe de lansare a unui nou produs, la care participa clienti şi angajaţi;

ü  Prânzul la o întâlnire de afaceri într-o delegaţie;

ü  TVA colectat la cadouri peste 100 lei.

Nu sunt cheltuieli de protocol:

ü  Cheltuieli făcute în favoarea angajaţilor;

ü  Vacante plătite pentru angajaţi;

ü  Diurnă;

ü  Îmbrăcămintea achiziţionată pe” firmă”;

ü  Produse acordate din gestiunea proprie angajaţilor gratuity sau sub valoarea pieţei;

ü  Fructe pentru angajaţi distribuite zilnic la firmă;

ü  Petrecerea de Crăciun la care participa doar angajaţii.Sunt cheltuieli de protocol: