Cum justificăm consumul de combustibil pentru autoturismele folosite de societate?

În scopul desfăşurării activităţii orice operator economic (societate, persoană fizică autorizată, întreprindere individuală etc.) foloseşte de regulă un autoturism. Fie că acesta este în proprietatea operatorului economic, fie este închiriat sau primit în comodat, pentru justificarea consumului de carburant este necesar un document justificativ (factura sau bon fiscal).

Pentru a putea justifica consumul de combustibil este foarte important ca decontarea cheltuielilor cu acesta să fie datorate în scopul activităţii societăţii comerciale.

Consumul cu combustibilul se poate justifica dacă societatea posedă autoturisme în proprietate, iar în acest caz există două situaţii.

În situaţia în care autoturismul este proprietatea unui angajat sau o terţă persoană (fizică sau juridică), în acest caz trebuie să existe un contract de comodat sau de închiriere între societate şi respectiva persoană în care să se prevadă printre altele ca decontarea cheltuielilor cu combustibilul şi eventual şi alte cheltuieli de întreţinere intra în sarcina utilizatorului.

Autoturismul este proprietatea societăţii, în acest caz de regulă este desemnată o persoană sau după caz, mai multe persoane care folosesc autoturismul în scopul desfăşurării activităţii.

Indiferent în care din cele două situaţii ne aflăm pentru deducerea cheltuielilor cu combustibilul, conducătorul auto trebuie să prezinte la decontare un document justificativ, respectiv făcură sau bon fiscal.

Dacă deplasările se fac exclusiv în scopul desfăşurării activităţii, pentru deducerea integrală a cheltuielilor cu combustibilul, dar şi a altor cheltuieli legate de expoatarea maşinii, precum şi a TVA aferent (dacă este cazul) se impune întocmirea foilor de parcurs. Dacă nu se întocmesc foi de parcurs se consideră că autoturismul are utilizare mixtă şi se decontează doar 50% din cheltuieli şi din TVA. Foile de parcurs se întocmesc pentru fiecare autovehicul în parte de către persoana care utilizează autoturismul şi trebuie să conţină cel puţin următoarele elemente: categoria de vehicul utilizat, scopul şi locul deplasării, kilometrii parcurşi precum şi norma proprie de consum de carburant pe kilometrul parcurs.

Dacă autoturismele nu sunt utilizate exclusiv pentru desfăşurarea activităţii firmei atunci TVA şi cheltuielile necesare automobilului respectiv (combustibilul, întreţinerea acestuia, reparaţiile necesare precum şi alte cheltuieli necesare) sunt deductibile doar în proporţie de 50% iar foaia de parcurs nu mai este obligatorie.

Important!

În cazul societăților plătitoare de TVA:

• bonurile fiscale cu o valoare mai mare de 100 de euro inclusiv TVA (suma calculată la cursul BNR din ziua anterioară zilei înscrise pe bon) trebuie să fie însoţite de factură fiscală pentru a deduce TVA .
• bonurile fiscale cu o valoare mai mică de 100 de euro inclusiv TVA (suma calculată la cursul BNR din ziua anterioară zilei înscrise pe bon), trebuie să aibă înscris Codul Unic de Identificare al societăţii pentru a deduce TVA; în caz contrar TVA este nedeductibilă.

Prin excepţie de la prevederile menţionate mai sus, conform articolului 25, alineatul (3)  litera l din legea 227/2015 privind Codul Fiscal, cheltuielile cu combustibilul se deduc integral în următoarele cazuri:

• dacă vehiculele sunt utilizate exclusiv pentru servicii de urgenţă, servicii de pază şi protecţie şi servicii de curierat;
• dacă vehiculele sunt utilizate de agenţii de vânzări şi de achiziţii;
• dacă vehiculele sunt utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
• dacă vehiculele sunt utilizate că mărfuri în scop comercial;
• dacă vehiculele sunt utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către şcolile de şoferi.