Delegaţia. Diurna internă şi externă

Ce este delegarea?

Delegarea reprezintă exercitarea temporară de către salariat, din dispoziția angajatorului, a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuțiilor de serviciu în afara locului său de muncă.

Perioada delegării

Delegarea poate fi stabilită pentru o perioadă de până la 60 de zile și se poate prelungi doar cu acordul salariatului, conform Codului muncii art. 44.

Refuzul salariatului de prelungire a delegării nu poate constitui motiv pentru sancţionarea disciplinară a acestuia.

Transportul

Cheltuielile cu transportul se decontează în baza documentelor justificative și poate fi efectuat pe cale rutieră, aeriană, navală etc. Dacă deplasarea se face cu autoturismul personal, este necesar să se încheie un contract de comodat între societate și proprietarul autoturismului (salariat).

Cazarea

Pe perioada delegării, salariatul are dreptul și la decontarea cheltuielii cu cazarea, dacă se deplasează la o distanță mai mare de 50 km față de locul permanent de muncă și nu se poate întoarce la finalul zilei de lucru.

Valoarea alocaţiei de cazare ce poate fi decontată este de 230 lei/zi. Decontarea ei se face în baza unei facturi de cazare.

De la unitatea la care se cazează, salariatul are obligația să obțină înscrisuri pe ordinul de deplasare, prin completarea datei și orei la sosire și la plecare, plus o semnătură de la aceasta.

Diurna

Pe perioada delegării, salariatul are dreptul și la diurnă dacă durata delegării este de cel puțin 12 ore. Nivelul acesteia se stabilește prin lege. Valoarea diurnei interne pentru personalul autorităților și instituțiilor publice  este de 20 lei/zi, cu condiția ca deplasarea să se efectueze la o distanță mai mare de 5 km față de locul permanent de muncă.

Pentru salariații din sistemul privat, diurna internă neimpozabilă este de maxim 50 lei/zi, adică 2,5 x 20 lei/zi sau 2,5 x valoarea diurnei pentru personalul autorităților și instituțiilor publice (conform prevederilor Codului Fiscal). Dacă acest nivel se depășește, diferența se încadrează în venituri asimilate salariilor și va fi supusă impozitării.

Valoarea diurnei externe se stabilește în funcție de țara de destinație.  La fel ca în cazul diurnei interne, valoarea acesteia care se poate acorda angajatului fără a se considera venit impozabil este de 2,5 x nivelul stabilit de lege pentru personalul autorităților și instituțiilor publice.

Diurna externă pentru deplasarea în țările din UE are același nivel, 35 EUR/zi și se poate acorda până la nivelul de 2,5 x 35 EUR/zi = 87,5 EUR/zi, diferența acordată în plus peste acest nivel se va supune impozitării. Pentru a verifica suma exactă ce poate fi acordată pentru fiecare ţară, se poate consulta o listă în care sunt prevăzute limitele deductibile aplicabile.

Documentele necesare pentru o delegaţie

Companiile care pregătesc documentațiile necesare delegațiilor, trebuie să fie atente la mai multe aspecte, deoarece în caz de control, lipsa unor acte îi poate determina pe inspectorii fiscali să reclasifice anumite cheltuieli cu deplasările ca nedeductibile.

Conducătorul unității emite decizia de delegare prin completarea în Ordinul de deplasare a datelor persoanei care urmează să efectueze deplasarea: funcția, sarcina de îndeplinit pe perioada delegației, locul și durata ei.

La întoarcerea în unitate, angajatul va completa în Ordinul de deplasare (delegație)  avansul primit spre decontare la plecare, cheltuielile efectuate în baza documentelor justificative și diferența de primit sau de restituit.