Documentele financiar-contabile. Cât timp avem obligația de a le păstra și care sunt regulile de arhivare?

V-ați întrebat cât timp avem obligativitatea de a păstra documentele financiar-contabile, unde le putem arhiva și care sunt regulile de arhivare ?

Conform Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr.2634/2015 există peste 20 de documente ce trebuie păstrate de contribuabili timp de 5 ani, în timp ce altele trebuie păstrate peste 10 sau 50 de ani. Având în vedere legislația în vigoare vom dezbate pe scurt acest subiect în cele ce urmează.

Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Documentele prevăzute în anexa nr. 4 din Ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condiţiile în care necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.

Documentele financiar-contabile care se păstreaza timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevazute la art.1 alin.(1)-(4) din Legea Contabilității nr.82/1991, republicată cu modificările și completările ulterioare sunt următoarele:

• Nota de recepție și constatare de diferențe;
• Bon de predare, transfer, restituire;
• Bon de consum;
• Bon de consum (colectiv);
• Lista zilnică de alimente;
• Dispoziție de livrare;
• Fișă de magazie;
• Listă de inventariere;
• Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• Chitanță;
• Chitanță pentru operațiuni în valută;
• Dispoziție de plată/încasare către casierie;
• Borderou de achiziție;
• Borderou de achiziție (de la producatori individuali);
• Decont pentru operațiuni în participație;
• Ordin de deplasare (delegație);
• Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
• Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
• Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• Notă de debitare-creditare;
• Fișă de cont pentru operațiuni diverse;
• Fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei);
• Decizie de imputare;
• Angajament de plată.

Documentele pot fi arhivate atât pe suport hârtie cât și pe suport electronic, în conformitate cu prevederile Ordinului MFP 2634/2015. Dacă alegem prima variantă, trebuie să ținem cont de două reguli esențiale și anume:

• Documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite;
• Gruparea documentelor să fie făcută cronologic.

Evidența documentelor din arhivă se ține cu ajutorul unui Registru de evidență. Aceste documente trebuie păstrate în spații special amenajate, unde pot fi asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

Dacă evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele se pot păstra pe suport electronic cu condiția să poată fi listate în orice moment, fie la cererea organelor de control, fie atunci când entitatea are nevoie.

Entităţile au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. În acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare.