Orice  companie  trebuie să aibă cel puţin un sediu social, care se stabileşte la înfiinţare  şi la care se află, în mod oficial, actele firmei şi corespondenţa.

O firmă poate avea sediul social în:
– Locuinţa – proprietate personală sau spaţiu asupra căruia există un drept de folosinţă gratuită;
– Spaţiu închiriat (contract de închiriere sau subînchiriere înregistrat la organele fiscale);
– Spaţiu compartimentat / clădire de birouri;
– Cabinet de avocat. 
Dacă sediul social se află într-o locuinţă unde se desfăşoară şi activitatea economică  este necesar avizul asociaţiei de proprietari (dacă aceasta există) şi de acordul vecinilor direct afectaţi (cei de pe acelaşi palier şi cei de la etajele superior, respectiv, inferior). Dacă în spaţiu cu destinaţia sediu social nu se desfăşoară activitate nu se impune acordul vecinilor. Dovada spaţiului se face cu o copie după un act de proprietate asupra acestuia (extras carte funciară,   contract de comodat (folosinţă gratuită) sau contract de închiriere.

Spaţiul poate fi închiriat de la:
– o persoană fizică, situaţie în care contractul de închiriere trebuie neapărat să fie înregistrat la ANAF;
– o altă persoană juridică (SRL SRL-D, SA, PFA, II sau IF), caz în care contractul de închiriere nu se înregistrează la ANAF.

Sediul social la un cabinet de avocat poate fi stabilit la înfiinţarea firmei. Poate avea durata de maxim 1 an, nu este nevoie de avizul asociaţiei şi acordul vecinilor, însă va trebui depus la Registrul Comerţului contractul de asistenţă juridică şi decizia emisă de Baroul din care face parte avocatul respectiv. Această variantă nu e disponibilă pentru PFA sau Întreprindere Individuală.

Durata sediului

Trebuie acordată o mare atenţie expirării duratei sediului social, pentru a evita efectele dizolvării societăţii şi declarării că inactivă de către ANAF.

În situaţia în care a expirat durata sediului social, legal se consideră că societatea şi-a încetat activitatea şi nu are un sediu cunoscut, iar ONRC solicită tribunalului din raza de activitate a societăţii respective dizolvarea firmei. În acest timp, ANAF emite o decizie  prin care declară firma inactivă.

Documentele necesare prelungirii duratei sediului la ONRC sunt următoarele:

– actul adiţional sau un nou act de prelungire a duratei sediului social;

– o cerere de înregistrare a menţiunilor şi de depunere acte.

O entitate poate avea sediul social la o adresă, iar domiciliul fiscal la o cu totul altă adresă.

Domiciliul fiscal este de regulă adresa unde se desfăşoară activitatea economico- financiară a societăţii şi care găzduieşte documentele contabile şi fiscale.

Domiciliul fiscal este foarte important, pentru ca la această adresă atât ANAF-ul, cât şi celelalte instituţii transmit orice act administrativ  cu caracter fiscal. La domiciliul fiscal se fac de regulă şi controalele fiscale.

Prin urmare, procedura de înregistrare, dar şi de modificare a domiciliului fiscal este o acţiune importantă pentru contribuabili, în special pentru cei supuşi înregistrării în Registrul Comerţului.

Cererea de înregistrare/modificare a domiciliului fiscal al contribuabilului este Formularul 050 care trebuie depus la organul fiscal în a cărui rază teritorială urmează a se stabili domiciliul fiscal. Formularul este însoţit de documente care fac dovada celor înscrise în act.

Domiciliul fiscal este de regulă:

a) pentru persoanele fizice, adresa unde își au domiciliul, potrivit legii, sau adresa unde locuiesc efectiv, în cazul în care aceasta este diferită de domiciliu;

b) pentru persoanele fizice care desfășoară activități economice în mod independent sau exercita profesii libere, sediul activității sau locul unde se desfășoară efectiv activitatea principală;

c) pentru persoanele juridice, sediul social sau locul unde se exercită gestiunea administrativă și conducerea efectivă a afacerilor, în cazul în care acestea nu se realizează la sediul social declarat;

d) pentru asocierile și alte entități fără personalitate juridică, sediul acestora sau locul unde se desfășoară efectiv activitatea principală.

Actul normativ ce reglementează procedurile de înregistrare / modificare a domiciliului fiscal este ORDIN ANAF nr. 3845/2015.

Contribuabilii care au obligația înregistrării în registrul comerțului trebuie să se înregistreze sau să modifice domiciliul fiscal declarat la organul fiscal central dacă:

•  se solicită înregistrarea domiciliului fiscal la locul unde se exercită gestiunea administrativă și conducerea efectivă a afacerilor, în cazul în care acestea nu se realizează la sediul social declarat sau la locul în care se află majoritatea activelor;

•  se solicită modificarea domiciliului fiscal, inclusiv în cazul în care se modifică sediul social.

Persoanele juridice, asocierile și alte entități fără personalitate juridică și persoanele fizice care exercită profesii libere au obligația înregistrării/modificării domiciliului fiscal, dacă acesta este diferit de sediul social/sediu/sediul activității, în următoarele situații:

•  dacă se solicită înregistrarea domiciliului fiscal la locul unde se exercită gestiunea administrativă și conducerea efectivă a afacerilor/locul unde se desfășoară efectiv activitatea principală, în cazul în care acestea nu se realizează la sediul social declarat/sediu respectiv la locul în care se află majoritatea activelor;

•  dacă se solicită modificarea domiciliului fiscal, inclusiv în cazul în care se modifică sediul social/sediul/sediul activității.

În esență, entitățile interesate depun la organul fiscal în a cărui rază urmează a se stabili domiciliul fiscal formularul 050 „Cerere de înregistrare/modificare a domiciliului fiscal al contribuabilului“.

Competența de administrare a contribuabililor revine până la finalizarea procedurii de înregistrare / modificare a domiciliului fiscal, organului fiscal de la ultimul domiciliu fiscal.

Cererile se soluționează în termen de 15 zile lucrătoare de la data depunerii acestora, prin emiterea deciziei de înregistrare/modificare a domiciliului fiscal, care se comunică contribuabilului/plătitorului.

Cererea se transmite, în maximum 3 zile lucrătoare de la înregistrare, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, de către organul fiscal competent către organul fiscal în a cărui rază teritorială contribuabilul are ultimul domiciliu fiscal, în vederea întocmirii formalităților de transfer al dosarului fiscal.

Dosarul fiscal se transmite în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii și va fi însoțit de un exemplar al certificatului de atestare fiscală, precum și de fișa de evidență pe plătitor.

La primirea dosarului fiscal, organul fiscal în a cărui rază teritorială urmează să se stabilească domiciliul fiscal emite, în termen de maximum două zile lucrătoare, Decizia de înregistrare/modificare a domiciliului fiscal.

Ordinul mai stabilește și procedura de înregistrare/ modificare din oficiu a domiciliului fiscal al contribuabilului, procedura de modificare a domiciliului fiscal în cazul contribuabililor persoane fizice care dețin cod numeric personal cât și formatul deciziei de înregistrare / modificare a domiciliului fiscal (cod 14.13.02.16), al deciziei de înregistrare / modificare din oficiu a domiciliului fiscal al contribuabilului și al notificării privind înregistrarea / modificarea din oficiu a domiciliului fiscal al contribuabilului.