Domiciliu fiscal versus sediu social

O entitate poate avea sediul social la o adresă, iar domiciliul fiscal la o cu totul alta.

Domiciliul fiscal este adresa care este frecventată, acolo unde sunt prezente persoanele care reprezintă legal firma şi are loc activitatea propriu-zisă.

Domiciliul fiscal este foarte important, pentru ca la această adresă, atât ANAF-ul, cât şi celelalte instituţii transmit orice act administrativ.

Prin urmare, procedura de înregistrare, dar şi de modificare a domiciliului fiscal este o acţiune importantă pentru contribuabili, în special pentru cei supuşi înregistrării în Registrul Comerţului.

Cererea de înregistrare/modificare a domiciliului fiscal al contribuabilului este Formularul 050 care trebuie depus la organul fiscal în a cărui rază teritorială urmează a se stabili domiciliul fiscal. Formularul este însoţit de documente care fac dovada celor înscrise în act.

Orice firmă trebuie să aibă cel puţin un sediu social, care se stabileşte la înfiinţarea firmei şi la care se află, în mod oficial, actele firmei şi corespondenţa.

O firmă poate avea sediul social în:
– Locuinţă – proprietate personală sau spaţiul asupra căruia există un drept de folosinţă gratuită;
– Spaţiu închiriat (contract de închiriere sau subînchiriere înregistrat la organele fiscale);
– Spaţiu compartimentat / clădire de birouri;
– Cabinet de avocat. 
Dacă sediul social se află într-o locuinţă, este necesar avizul asociaţiei de proprietari (dacă aceasta există) şi de acordul vecinilor direct afectaţi (cei de pe acelaşi palier şi cei de la etajele superior, respectiv, inferior). Dovada spaţiului se face cu o copie după un act de proprietate asupra acestuia (contract de vânzare-cumpărare, contract de donaţie, certificat de moştenitor etc.) sau cu un contract de comodat (folosinţa gratuită) încheiat între proprietari şi firmă.

Dacă spaţiul destinat sediului social este închiriat, dovada sediului se face cu contract de închiriere încheiat între proprietari şi firmă. Spaţiul poate fi închiriat de la:
– o persoană fizică, situaţie în care contractul de închiriere trebuie neapărat să fie înregistrat la ANAF;
– o altă persoană juridică (SRL SRL-D, SA, PFA, II sau IF), caz în care contractul de închiriere nu se înregistrează la ANAF.

Sediul social la un cabinet de avocat poate fi stabilit la înfiinţarea firmei. Poate avea durata de maxim 1 an, nu este nevoie de avizul asociaţiei şi acordul vecinilor, însă va trebui depus la Registrul Comerţului contractul de asistenţă juridică şi decizia emisă de Baroul din care face parte avocatul respectiv. Această variantă nu e disponibilă pentru PFA sau Întreprindere Individuală.

Durata sediului

Trebuie acordată o mare atenţie expirării duratei sediului social, pentru a evita efectele dizolvării societăţii şi declarării ca inactivă de către ANAF.

În situaţia în care a expirat durata sediului social, legal se consideră că societatea şi-a încetat activitatea şi nu are un sediu cunoscut, iar ONRC solicită tribunalului din raza de activitate a societăţii respective dizolvarea firmei. În acest timp, ANAF emite o decizie  prin care declară firma inactivă.

Documentele necesare prelungirii duratei sediului la ONRC sunt următoarele:

– actul adiţional sau un nou act de prelungire a duratei sediului social;

– o cerere de înregistrare a menţiunilor şi de depunere acte.