Mijlocul fix, prin definiţia redată la art.7 alin.(1) pct.16 Cod fiscal, este orice imobilizare corporală, care este deţinută pentru a fi utilizată în producţia sau livrarea de bunuri sau în prestarea de servicii, pentru a fi închiriată terţilor sau în scopuri administrative, dacă are o durată normală de utilizare mai mare de un an şi o valoare mai mare decât limita stabilită prin hotărâre a Guvernului.

Mijlocul fix, prin definiţia redată la art.28 alin.(2) Cod fiscal, este orice imobilizare corporală care îndeplineşte cumulativ următoarele condiţii:

-este deţinut şi utilizat în producţia, livrarea de bunuri sau în prestarea de servicii, pentru a fi închiriat terţilor sau în scopuri administrative;

-are o valoare fiscală egală sau mai mare decât limita stabilită prin hotărâre a Guvernului, la data intrării în patrimoniul contribuabilului;

-are o durată normală de utilizare mai mare de un an.

Prin definiţia de la pct.190 (1) OMFP 1802/2014, imobilizările corporale reprezintă active care:

-sunt  deţinute  de  o  entitate  pentru  a  fi  utilizate  în producerea  sau  furnizarea  de  bunuri  ori  servicii,  pentru  a  fi închiriate terţilor sau pentru a fi folosite în scopuri administrative;

-sunt utilizate pe parcursul unei perioade mai mari de un an.

În prezent, valoarea minimă de intrare a mijloacelor fixe este de 2.500 lei, conform art.1 alin.(1) HG 276/2013.

Cu toate că în codul fiscal se prevede acest plafon, este posibil totuşi ca, în cazul unei imobilizări corporale care la data intrării în patrimoniu are o valoare fiscală mai mică decât această limită, să se poată recupera aceste cheltuieli prin deduceri de amortizare.  Acest plafon este aşadar o opţiune

Intrarea în patrimoniu se face prin:

aport în natură la capitalul social;

– cumpărare de la furnizori;

– producţie proprie;

– donaţii primite sau plusuri de inventar.

Mijloacele fixe se supun amortizării, care se înregistrează prin contul de amortizare, detaliat pe subconturi pentru fiecare categorie de mijloace fixe. Mijloacele fixe fac obiectul reevaluării periodice.

Scoaterea din evidenţă a mijloacelor fixe se face prin:

–  retragerea aportului în natură;

–  vânzarea către terţi înainte de amortizarea integrală;

– casare la data amortizărilor integrale;

– donaţii efectuate sau minusuri de inventar

Conform pct. 272. (1) OMFP 1802/2014, stocurile sunt active circulante:

a) deţinute  pentru  a  fi  vândute  pe  parcursul  desfăşurării normale a activităţii;

b) în  curs  de  producţie  în  vederea  vânzării  în  procesul desfăşurării normale a activităţii; sau

c) sub formă de materii prime, materiale şi alte consumabile care urmează să fie folosite în procesul de producţie sau pentru prestarea de servicii.

În categoria stocurilor intră şi obiectele de inventar – pct.276. (1) lit.d).

Documente utilizate în mişcarea mijloacelor fixe

1.FACTURA FISCALĂ –   Factura fiscală este un document justificativ care atestă transferul de proprietate al produselor şi mărfurilor livrate, al lucrărilor executate sau al serviciilor prestate. Factura mai serveşte şi ca document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, ca document de încărcare în gestiunea cumpărătorului, ca document justificativ de înregistrare, atât în contabilitatea furnizorului, cât şi în contabilitatea cumpărătorului.

2.CHITANTA –  Chitanta este un document justificativ, tipizat, cu regim special de înseriere şi numerotare care atestă depunerea unei sume de bani în numerar în casieria unităţii şi stă la baza înregistrării în Registrul de casă şi în contabilitate

3.PROCESUL VERBAL DE RECEPŢIE – Procesul verbal de recepţie se întocmeşte la intrarea în unitate a bunurilor de natura mijloacelor fixe, sau la darea în folosinţă a bunurilor de natura mijloacelor fixe.

Toate procesele verbale de recepţie a mijloacelor fixe, indiferent de natura lor, se întocmesc de comisii de recepţie, din care fac parte reprezentanţii unităţilor beneficiare şi reprezentanţii unităţii care a executat lucrările de investiţii, sau care livrează mijloace fixe . Procesele verbale de recepţie a mijloacelor fixe servesc organizării evidenţei operative şi pentru înregistrarea mijloacelor fixe în contabilitate. Procesul verbal de recepţie, indiferent de felul lui, este un document de execuţie, document intern, document primar, document fără regim special, care se întocmeşte într-un singur exemplar.

Completarea lui se face de către compartimentul tehnic şi compartimentul contabilitate, şi în el se înscriu: denumirea unităţii; denumirea, numărul şi data documentului; denumirea mijlocului fix; durata de funcţionare; valoarea mijlocului fix; valoarea amortizării anuale şi lunare; constatările

comisiei de recepţie; numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei care a făcut recepţia mijlocului fix.

4.BONUL DE MIŞCARE  A  MIJLOACELOR  FIXE – este un document fără regim special, document de execuţie, care se intocmente pentru consemnarea mişcării mijloacelor fixe de la o secţie la alta, sau de la o unitate la alta. Se întocmeşte în 2 exemplare, câte unul pentru fiecare parte.

5.PROCES – VERBAL DE ÎNCHIRIERE –  se foloseşte pentru consemnarea mijloacelor fixe care se dau sau se primesc cu chirie, se întocmeşte de către delegaţii celor două unităţi economice: cea care dă mijlocul fix şi cea care preia cu chirie mijlocul fix, se întocmeşte în două exemplare, câte un exemplar pentru fiecare parte

6.FIŞA MIJLOCULUI FIX  – se foloseşte pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe, se întocmeşte de către compartimentul contabilitate în colaborare cu compartimentul tehnic, pentru descrierea caracteristicilor tehnice, pentru fiecare mijloc fix în parte, se întocmeşte într-un singur exemplar, este un document intern, fără regim special, se întocmeşte pe baza datelor din Factura şi Procesul-verbal de recepţie.

7.REGISTRUL NUMERELOR DE  INVENTAR – în care se consemnează toate intrările şi ieşirile de mijloace fixe, se prezintă sub forma unui registru, împărţit pe categorii de mijloace fixe, în care se înscrie: denumirea mijlocului fix; valoarea; durata de serviciu normată; amortizarea lunară, data intrării; data ieşirii; motivul ieşirii şi numărul de inventar.

8.PROCES-VERBAL DE SCOATEREA DIN FUNCŢIUNE A MIJLOACELOR FIXE – în care se consemnează scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, care au îndeplinit condiţiile de scoatere din funcţiune şi pentru care se aprobă scoaterea din folosinţă.

Scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe se face cu aprobarea consiliului de administraţie al agentului economic.

Prin casarea unui mijloc fix se înţelege operaţia de scoatere din funcţiune a activului respectiv, urmată de dezmembrarea acestuia şi valorificarea părţilor componente rezultate, prin vânzare sau prin folosirea în activitatea curentă a contribuabilului.

Pentru casarea unui mijloc fix trebuie efectuate următoarele formalităţi:

-încheierea unui proces verbal de constatare a deprecierii activului şi formularea propunerii de casare cu motivarea acesteia. De regulă, o astfel de constatare se efectuează în cadrul inventarierii anuale a patrimoniului.

-aprobarea propunerii de casare de către conducătorul firmei;

-desemnarea unei comişii de caşare pe baza deciziei emise de către conducătorul firmei;

-casarea efectivă şi încheierea unui Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe.

Un model de proces-verbal regăsiţi în OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile la Nomenclatorul documentelor financiar-contabile intitulat „Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri şi materiale, cod 14-2-3/aA.