Iată ce trebuie să știm despre documentele financiar- contabile

Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar- contabile sunt prevăzute în OMFP 2634/2015. Potrivit acestui ordin orice persoană fizică/ juridică care desfășoară o activitate economică, trebuie să-și consemneze operațiunile economico- financiare în momentul efectuării lor, în documente justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate. Documentele primare întocmite trebuie să conțină toate informațiile prevăzute de lege pentru a dobândi calitatea de document justificativ care să stea la baza înregistrărilor în contabilitate. Documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Documentele jusificative sunt specifice operațiunilor pe care le consemnează:

operațiuni de casă (numerar) – dispoziție de plată/încasare, chitantă;

operațiuni de bancă– extrase cont etc.;

livrări de bunuri– avize expediție, facturi;

operațiuni de personal– foi de pontaj, state de plată;

diverse: alte operațiuni– decont de cheltuieli, ordin de deplasare etc.

Corectarea unor erori se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul.

Anularea unui document se face prin bararea documentului respectiv și anexarea tuturor exemplarelor la cotor.

Entitățile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar- contabile. În acest sens vor desemna printr-o decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente. Fiecare document va avea un număr de ordine și o serie stabilită de entitate.

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar- contabile trebuie să se procedeze la reconstituirea lor în maxim 30 zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile. Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea DUPLICAT.

Documentele financiar- contabile se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

Termenul de păstrare este de 50 de ani pentru statele de plată, iar al registrelor şi al celorlalte documente financiar- contabile, de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite. Documentele prevăzute în anexa 4 la OMFP 2634/2015, respectiv: note intrare- recepţie, note transfer, bonuri de consum, fişă magazie,chitanţe, ordin deplasare, decont de cheltuieli etc. se păstrează pe o perioadă de 5 ani, iar documentele care atestă provenienţa unor bunuri cu o durată de viată mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viată utilă a acestora.

În caz de încetare a activităţii, entitatea va arhiva şi păstra documentele financiar- contabile la sediul acesteia sau le va preda la arhivele statului.

Tot ce ţine de noţiunea de contabilitate primară se referă la întocmirea următoarelor documentelor contabile, care stau la baza înregistrării în tranzacţiile economice:
–    contabilitatea registrului de casă;
–    contabilitatea notelor de intrare-recepţie (nir-uri);
–    întocmirea deconturilor de cheltuieli;
–    întocmirea facturilor care trebuie emise de către client (facturare);
–    întocmirea statelor de plată, pontaje;

  1. Registrul de casă
  • Toate persoanele juridice şi fizice care efectuează operaţiuni cu numerar trebuie să întocmească Registrul de casă. Utilizarea acestui document este reglementată de Legea contabilităţii nr. 82/1991 şi de Ordinul Ministrului Economiei si Finanţelor nr.3512/2008, care aprobă normele specifice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile.
  • Reprezintă un document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar efectuate prin casieria unităţii, pe baza documentelor justificative. Ajută la stabilirea soldului de casă de la sfârşitul fiecărei zile. Este un document de înregistrare zilnică în contabilitate a operaţiilor de casă.
  • Se întocmeşte zilnic de casierul unităţii sau de altă persoană împuternicită pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi.
  • Soldul de casă al zilei precedente se reportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs. Se înregistrează toate încasările, după care acestea se totalizează (inclusiv soldul de casă reportat al zilei precedente), se înregistrează apoi toate plăţile, iar totalul acestora se scade din sumele rezultate din însumarea încasărilor, pentru a se stabili soldul de casă al zilei respective.

Registrul de casă se întocmeşte zilnic!

De reţinut!

  • Putem efectua plăţi către furnizori până în plafonul de 10.000 lei/zi, dar nu mai mult de 5.000 lei/zi către un furnizor. Nu se poate încasa mai mult de 10.000 lei/zi de la o persoană fizică. Nu sunt plafonate plăţile efectuate către bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale, plata salariilor.
  • Este obligatoriu ca soldul scriptic al registrului de casă să corespundă cu soldul fizic existent.
  • Dacă o societate deţine mai multe puncte de lucru şi efectuează operaţiuni de încasare şi/sau plăţi în numerar este obligată să ţină un registru de casă separat pentru fiecare punct de lucru.
  • Registrul de casă se poate ţine atât în format fizic, cât şi în format electronic.
  1. Raportul de gestiune
  • Pentru unităţiile de desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante etc.) care folosesc metoda global-valorică, se întocmește raportul de gestiune de către gestionari.
  • Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a numerarului din vânzare, iar în fișele valorice (ţinute pe gestiuni în cadrul conturilor de mărfuri și ambalaje din contabilitate) înregistrările se fac pe baza acelorași documente.
  • Soldurile valorice ale mărfurilor și ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, după caz.

Important!

Raportul de gestiune este un document ce reflectă evidența operativă a mărfurilor și ambalajelor din cadrul unităților de desfacere cu amănuntul. Poate fi zilnic sau periodic, după cum stabilește conducerea societății.

De reţinut!

  • Potrivit punctului 36 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul 2634/2015, puteți păstra pe suport electronic documentele financiar-contabile cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control. Deci raportul de gestiune se poate ține atât pe suport fizic, cât și pe suport electronic.

Cine te poate amenda dacă nu ai evidența primară la zi?

Din experiența noastră cei de la ANAF sunt primii care solicită existența și întocmirea evidenței primare.

Conform Legii nr.82/1991- Legea contabilității articolul 41, alin.(b) constituie contravenții la prevederile prezentei legi următoarele fapte,dacă nu sunt săvârșite în astfel de condiții încât, potrivit legii, să fie considerate infracțiuni:

  • Deținerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar și alte drepturi și obligații, precum și efectuarea de operațiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, cu o amendă de la 1.000 la 10.000 lei
  • Întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și arhivarea acestora, precum și restituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, cu o amendă de la 300 la 4.000 lei.
Categorii: Fără categorie

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *