Analiza elementelelor principale pe care trebuie să le cuprindă documentele justificative în anul 2021

Ca și regulă și principiu general, se cunoaște faptul că toate entitățile sunt obligate să consemneze operațiunile economico – financiare la momentul efectuării acestora, în documente justificative. Pe baza acestor documente justificative, se efectuează înregistrările în contabilitate. Elementele principale ale documentelor justificative sunt reglementate începând cu 01 ianuarie 2016 de art. 2 din OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile.

➢ Ce elemente trebuie să conțină documentele justificative?

Conform acestui temei normativ, documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico – financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

În cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz.

Foarte important: documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate aceste informaţii.
Desigur, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Reținem aspectul că documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderou de achiziţie/carnet de comercializare, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.

Pentru documentele care se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop, precum şi documentul prin care se face dovada plăţii (dispoziţie de plată/încasare, chitanţă, ordin de plată, după caz).

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor și nu sunt admise ştersături, modificări şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.