AVANSURI SPRE DECONTARE

Avansurile spre decontare acordate personalului reprezintă sumele de bani acordate personalului entităţii, prin sistemul de carduri sau în numerar, în vederea plăţii unor achiziţii sau prestări de servicii. În contabilitate ele se evidenţiază în contul 542 numit “Avansuri de trezorerie”, fiind distinct analitic pentru fiecare persoană în parte căreia i se acordă. Aceste avansuri acordate trebuie decontate, legislaţia neprecizand totuşi un anume termen pentru cele nerestituite. În baza procedurilor contabile, aprobate de către administratorul entităţii, se pot totuşi stabili pentru angajaţi termene de decontare sau restituire a sumelor de bani primite ca avansuri.

Avansurile nedecontate până la data bilanţului, se evidenţiază în contul debitori diverşi (contul 461 însemnând  “Debitori diverşi”) sau creanţe în legătură cu personalul (contul 4282 însemnând “Alte creanţe în legătură cu personalul”), în funcţie de natura creanţei.

Legea nr 70/2015, art.3, lit. e) stabileşte clar faptul că sumele acordate drept avansuri spre decontare sunt în limita a 5000 de lei pe zi pentru fiecare persoană dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei pe zi.

Avansurile spre decontare se pot acorda în vederea efectuării de cheltuieli pentru nevoile entităţii sau în cazul plecării în delegaţie a angajaţilor. Pentru plată cu numerar a furnizorilor, trebuie respectată regula plăţii de 5000 de lei pe zi către un furnizor şi nu mai mult de 10000 de lei pe zi, conform legii nr 70/2015, art. 3, lit c).

Funcţie de specificul entităţii, cheltuielile decontate pot fi pentru aprovizionarea cu mărfuri, materii prime, produse necesare bunei desfăşurări a activităţii, cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate, cheltuieli pentru plata unor servicii, cheltuieli de deplasare în interes de serviciu, diurna, cazare, etc, în limita plafonului stabilit.

Justificarea sumei primite drept avans spre decontare se face pe baza unui decont de cheltuieli. Documentul justificativ pentru banii acordaţi este dispoziţia de plată către caserie sau, pentru banii restituiţi din avansul primit, este dispoziţia de încasare către caserie, conform Ordinului 2634/2015.

Decontul de cheltuieli, ca document justificativ, trebuie să fie numerotat şi datat, să aibă înscrisă denumirea entităţii, numele şi prenumele titularului avansului, avansul primit (în lei sau valută), semnatura conducătorului unităţii, etc. Pe decontul de cheltuieli sunt înscrise şi se ataşează documentele justificative spre decontare (facturi, bonuri fiscale, chitanţe, foi de vărsământ). În cazul delegaţiilor, pe ordinul de deplasare se mai menţionează locul şi perioada deplasării în interes de servici.

În cazul în care decontul de cheltuieli depăşeşte suma primită ca avans spre decontare, pentru diferenţa de încasat de către titularul avansului, se va emite o nouă dispoziţie de plată către caserie. Sumele primite ca avans şi neutilizate se restituie entităţii iar entitatea va emite o dispoziţie de încasare către caserie.

Pentru sumele acordate în valută drept avans spre decontare, la sfârşit de lună, acestea se evaluează la cursul stabilit de către BNR în ultima zi a lunii, iar diferenţele rezultate se înregistrează în contabilitate ca venit (în contul 7651 – diferenţă favorabilă) sau ca o cheltuială (în contul 6651 – diferenţă nefavorabilă).