Condiţiile în care se pot anula documentele financiar-contabile

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.   

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate

Bonul fiscal

În cazul în care un bon fiscal a fost înregistrat greșit în contabilitate procedăm astfel:

Potrivit prevederilor art 1.alin.1.Normele metodologice pentru aplicarea O.U.G. nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale – modificări (H.G. nr. 804/2017), pentru corectarea sau anularea înregistrării unei operaţiuni după emiterea bonului fiscal utilizatorul întocmeşte un dosar care va cuprinde:

a) sesizarea scrisă a persoanei care a efectuat greşit operaţiunea, cu precizarea motivaţiei de corectare sau de anulare a acesteia, precum şi a numărului de ordine al bonului fiscal de corectat, a orei şi minutului emiterii acestuia (de regulă, în practică această sesizare ia forma unui proces verbal).

b) decizia scrisă de aprobare a corectării operaţiunii greşit efectuate, emisă de directorul financiar-contabil, contabilul-şef sau de altă persoană care răspunde de gestionarea patrimoniului unităţii;

c) copie de pe nota sau notele de recepţie şi constatare de diferenţe, întocmite de la ultima inventariere până la zi, prin care a fost stabilit preţul cu amănuntul al produsului său produselor înregistrate greşit în aparatul de marcat electronic fiscal – aceasta este necesară în situaţia în care preţul a fost introdus greşit în aparatul de marcat ;

d) nota de contabilitate care reflectă operaţiunea efectuată.

În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, concomitent înscriindu-se alături textul său cifră corectă.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menţionându-se şi data efectuării corecturii.

În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului.

Factura – este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economice. Facturarea este reglementată în articolul 319 din Codul Fiscal

Orice factură se identifică prin serie şi numere unice secvenţiale ce au la bază structura organizatorică a firmei, în funcţie de punctele de lucru, filiale etc..

Ce reprezintă anularea facturilor fiscale şi când se face?

Anularea se face în situaţia în care factura nu a fost transmisă la beneficiar şi se emite un nou document cu informaţiile corecte. Ea se face doar în cazul în care factură a fost emisă în mod eronat. Se păstrează la dosar, chiar dacă a fost anulată.

Ce este factura storno?

Prin factura storno se rectifică o tranzacţie anterioară consemnată într-o factură. Cu alte cuvinte, factura storno se întocmeşte atunci când a fost efectuată o tranzacţie şi ulterior doreşti să rectifici suma precedentă, când vrei să corectezi o factură. Pe ea se va trece suma pe care doreşti să o scazi din suma anterior facturată. În factura storno se face mereu referire la factura anterioară care se doreşte a fi corectată.

Când se stornează o factură fiscală?

O factură fiscală se stornează atunci când se doreşte rectificarea informaţiilor, când factură a fost emisă cu o sumă greşită, dar şi în cazul în care clientul returnează produsele. Stornarea reprezintă soluţia pentru corectarea unei facturi emise anterior şi care a fost deja trimisă clientului, respectiv soluţia în momentul în care un client căruia i s-a emis deja factura returnează produsele.

În art. 159 din Codul Fiscal regăsim următoarele informaţii:

 Corectarea informaţiilor înscrise în facturi sau în alte documente care ţin loc de facturi fiscale se efectuează astfel:

1. în cazul în care documentul nu a fost transmis către beneficiar, acesta se anulează şi se emite un nou document;
2. în cazul în care documentul a fost transmis beneficiarului, fie se emite un nou document care trebuie să cuprindă, pe de o parte, informaţiile din documentul iniţial, numărul şi data documentului corectat, valorile cu semnul minus, iar pe de altă parte, informaţiile şi valorile corecte, fie se emite un nou document conţinând informaţiile şi valorile corecte şi concomitent se emite un document cu valorile cu semnul minus în care se înscriu numărul şi data documentului corectat.

Chitanţa fiscală

Chitanţa fiscală este documentul emis odată cu vânzările produselor a căror plată se face cu numerar, ce include şi TVA astfel justificându-se primirea unei sume de bani în numerar de la emitent.

Orice chitanţă se identifică prin serie şi numere unice secvenţiale ce au la bază structura organizatorică a firmei, în funcţie de punctele de lucru, filiale etc.

Chitanţa fiscală este un document primar de înregistrare a operaţiunii contabile având valoare financiară numerotat şi seriat în baza unei decizii interne.

Corectarea chitanţelor.

Având în vedere că, este un document pe baza căruia se primeşte numerar, pe chitanța nu se admit corecturi sau ştersături. Dacă se completează greşit o chitanţă singura opţiune este anularea acesteia şi emiterea unei chitanţe noi cu datele corecte.