Folosirea semnăturii electronice în relațiile de muncă

Ordonanța de urgență a Guvernului 36/2021, privind folosirea semnăturii electronice în relațiile de muncă, a fost publicată în Monitorul Oficial Nr. 474/6.V.2021, Partea I.

Această ordonanţă prin care se introduce posibilitatea semnării electronice a contractelor de muncă aduce completări -alin. (1^1) – (1^7)- la Art. 16, din Codul Muncii.

Conform noii OUG, firmă și angajații, pot opta să utilizeze la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract, după caz, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.

De asemenea, angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil.

În schimb, pentru a fi respectate ingerințele legate de simetrie, la încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz, părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică avansată sau calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat.

Ca o măsură de protecție a angajaților, ordonanța de urgență a prevăzut că angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, la încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz.

Actele de muncă, ce sunt însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, pot fi arhivate de către angajator şi vor fi puse la dispoziţia organelor de control competente, la solicitarea acestora. Aceste acte pot fi arhivate electronic, fără a se mai păstra și în suport hârtie.
OUG 36/2021 aduce câteva completări şi în legislaţia SSM (L 319/2016):
faptul că dovada instruirii SSM poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie în funcție de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern.

În cazul folosirii variantei în format electronic, dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.