Inventarierea generală a patrimoniului și importanța acesteia

Odată cu apropierea finalului de an foarte multe firme încep pregătirea lucrărilor de inventariere. Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precizează că toate entitățile au obligația să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deținute.

Normele privind organizarea şi efectuarea inventarierii sunt aprobate prin OMFP 2861/2009.

Scopul principal al inventarierii este stabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi a capitalurilor proprii ale fiecărei entități cu ocazia închiderii exercițiului financiar şi a întocmirii situațiilor financiare anuale.

Obligativitatea inventarierii revine:

• societăților comerciale; societăților/companiilor naționale; regiilor autonome, institutelor naționale de cercetare-dezvoltare; instituțiilor publice;
• societăților cooperatiste şi celorlalte persoane juridice; asociațiilor, fundațiilor, organizațiilor non-guvernamentale şi celorlalte persoane juridice fără scop patrimonial;
• subunităților fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, precum şi subunităților fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• organismelor de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital;
• fondurilor de pensii facultative sau administrate privat; persoanelor fizice care desfășoară activități producătoare de venituri.

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității.

Inventarierea trebuie realizată la începutul activității, cu scopul de a stabili şi evalua elementele de natura activelor ce constituie aport la capitalul entității. Elementele de natura activelor care constituie aport la capitalul social al entităților şi la patrimoniul instituțiilor publice se înscriu în Registrul-inventar, grupate pe conturi.

De asemenea, este obligatorie realizarea inventarierii cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, de regulă, cu ocazia încheierii exercițiului financiar. Inventarierea anuală se face, de regulă, la sfârșitul exercițiului financiar în scopul întocmirii situațiilor financiare anuale.

Dacă în cursul exercițiului financiar a fost efectuată inventarierea tuturor elementelor de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, cu aprobarea persoanei care are obligația gestionării entității, cu condiţia ca la sfârşitul exerciţiului financiar rezultatele inventarierii din cursul anului să fie actualizate în funcţie de intrările şi ieşirile din acesta perioadă.

Entitățile care au optat pentru un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic, organizează şi efectuează inventarierea anuală la finele exercițiului financiar stabilit astfel încât rezultatele acesteia să fie cuprinse în situațiile financiare întocmite pentru exercițiul financiar stabilit.

În cazul  unei fuziunii sau a încetării activității se impune, de asemenea, inventarierea. Rezultatele inventarierii şi ale evaluării efectuate cu această ocazie se înregistrează în contabilitatea fiecărei societăți, potrivit reglementarilor contabile aplicabile.

Se mai impune inventarierea în următoarele situații:

• la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
• când sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune;
• la schimbarea gestionarului sau în alte situații când intervine o predare-primire de gestiune;
• cu prilejul reorganizării gestiunilor;
• ca urmare a calamitaților naturale sau a unor cazuri de forța majoră;
• în alte cazuri prevăzute de lege.

Toate elementele inventariate se consemnează în liste de inventar care trebuie semnate de toţi membrii comisiei de inventariere.

Rezultatele inventarierii tuturor elementelor de activ şi pasiv se centralizează şi se înscriu în Registrul-inventar, registru obligatoriu pentru toate entităţile.

Plusurile şi minusurile constatate cu ocazia inventarierii (după compensarea eventualelor minusuri cu plusuri conform prevederilor legale) se înregistrează în contabilitate, astfel încât situaţiile financiare anuale să redea imaginea fidelă şi reală a patrimoniului societăţii.

Inventarierea patrimoniului presupune, pe lângă acțiunile propriu-zise (identificare, numărare, măsurare, confirmare) un set de activități procedurale absolut obligatorii ce vor forma, la sfârșitul procesului, dosarul de inventariere.

Persoana responsabilă cu inventarierea emite o decizie de numire a Comisiei de inventariere care trebuie să conțină:

• componența comisiei;
• numele responsabilului președintelui și membrilor comisiei;
• modul de efectuare a inventarierii;
• metoda de inventariere utilizată;
• gestiunile supuse inventarierii;
• data de începere și terminare a operațiunilor.

La unitățile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. 

Acolo unde este cazul, comisiile de inventariere sunt coordonate de o comisie centrală numită tot prin decizie.

Măsurile pe care trebuie să le ia administratorul său altă persoană care are obligația gestionării patrimoniului pentru crearea condițiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere sunt:

• organizarea depozitării bunurilor grupate pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;
• ținerea la zi a evidenței tehnico-operative la gestiuni și a celei contabile și efectuarea confruntării datelor din aceste evidențe;
• participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;
• asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, așezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;
• asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preț etc.) și la evaluarea lor, conform reglementărilor contabile aplicabile, a unor specialiști din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea președintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligația de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;
• dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum și cu birotică necesară;
• dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate;
• asigurarea protecției membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecție a muncii;
• asigurarea securității ușilor, ferestrelor, porților etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.

Sarcinile comisiei centrale 

Comisia centrală de inventariere are următoarele sarcini:

• să organizeze modul de efectuare a operațiunilor de inventariere;
• să instruiască personalul responsabil cu inventarierea în vederea efectuării operațiunilor de inventariere;
• să supravegheze modul de efectuare a operațiunilor de inventariere;
• să controleze modul de efectuare a operațiunilor de inventariere.

Comisia centrală de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere.
Din comisia de inventariere nu pot face parte:

• gestionarii depozitelor supuse inventarierii;
• contabilii care țin evidența gestiunii respective;
• auditorii interni sau statutari.

În comisii vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică.
Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiți decât în cazuri bine justificate și numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.

Sancțiuni aplicabile

Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice, cu privire la efectuarea inventarierii, aprobarea procedurilor contabile prevăzute de legislație, constituie contravenție potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare şi se sancționează cu amendă de la 400 lei la 5.000 lei.

Sancțiunile se aplică în cazul în care:

• nu se efectuează inventarierea;
• nu există o procedură privind inventarierea;
• nu este întocmită decizia de inventariere;
• nu există declarația gestionarului;
• nu sunt întocmite documentele aferente procesului de inventariere;
• se refuză confirmarea creanțelor şi a datoriilor inventariate.