Registrul de casă este un document de contabilitate care se întocmește în mod obligatoriu pentru operațiunile de încasare și de plată în numerar efectuate prin casieria unității. Registrul de casa este un formular tipizat si trebuie completat în fiecare zi. Acesta este întocmit în două exemplare la sfârșitul fiecărei zile de către casier și ajută la stabilirea soldului de casă.

 Cum se realizează registrul de casă?

Soldul de casă al zilei în curs (soldul final) se stabilește pornind de la soldul zilei precedente (soldul inițial), care se raportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs, după cum urmează: 

– se înregistrează încasările din ziua pentru care se întocmește registrul; 

– la aceste incasari se adună soldul inițial (soldul zilei precedente); 

– din suma astfel obținută se scad platile din ziua pentru care se întocmește registrul.

SOLDUL ZILEI ÎN CURS = SOLDUL ZILEI PRECEDENTE + INCASARILE ZILEI ÎN CURS – PLATILE ZILEI ÎN CURS 

Este foarte important de mentionat faptul ca soldul casei nu poate fi niciodata negativ.In cel mai rau caz,soldul casei la finalul zilei trebuie sa fie pe 0. In caz ca sunt plati si nu sunt incasari sa le acopere ,se face creditarea firmei de catre administrator caruia i se vor restitui banii atunci cand in casa vor fi bani suficienti.

Nu exista un anumit plafon al sumei care poate fi lăsată în casieria unității. Așadar, se poate păstra oricât, însă la un control trebuie făcută dovada fizica a existenței sumelor reflectate în registrul de casă.

 După stabilirea soldului de casă al zilei în curs, casierul semnează registrul de casă, pentru a confirma înregistrarea operațiunilor efectuate. Totodată, documentul este semnat și de către o persoană din departamentul financiar-contabil, responsabilă de primirea celui de-al doilea exemplar al registrului și de primirea actelor justificative de încasări și plăți. Ulterior, cel de-al doilea exemplar ajunge în departamentul financiar-contabil, unde se verifică sumele înscrise, precum și respectarea dispozițiilor legale referitoare la efectuarea operațiunilor de casă. 

Deși filele registrului de casă se completează în fiecare zi, documentul se predă și se arhivează lunar. Este important ca filele să fie ordonate cronologic și pe spatele fiecăreia să fie anexate documentele justificative. 

 Documentele care se utilizează la operațiunile prin casă sunt urmatoarele:

– chitanța: document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unității, precum și document justificativ de înregistrare în registrul de casă;

– chitanța sau bonul fiscal: document justificativ pentru stingerea datoriilor;

– dispoziția de plată-încasare: document întocmit într-un singur exemplar de către departamentul financiar-contabil, care se arhivează la același departament;

– împuternicirea: document de puternicire în vederea încasării unor drepturi bănești de la casierul unității atunci când titularul nu se poate prezenta;

– decont de cheltuieli și/sau deplasare: document justificativ pentru decontarea cheltuielilor efectuate, pentru stabilirea diferențelor de primit/restituit de către titularul de avans (lucrătorul unității care a primit avans pentru acoperirea anumitor cheltuieli), pentru înregistrarea în contabilitate. 

– statul de plată: document justificativ pentru decontarea salariilor

Ce date trebuie să conțină registrul de casă?

Registrul de casă cuprinde, în mod obligatoriu, următoarele informații:

– numele unității;

– denumirea și data întocmirii formularului;

– numărul curent;

– sumele încasate;

– plățile efectuate;

– explicațiile sumelor, precum și ale plăților încasate;

– numărul actului de casă;

– soldul zilei precedente;

– semnătura casierului și semnătura persoanei responsabile din departamentul financiar-contabil.