Statul de plată – documente justificative la calculul salarial. Aspecte importante!

În fiecare lună, angajatorul trebuie să pregătească pentru calculul salarial următoarele documente justificative:

1. Condici de prezenţă zilnică – acestea sunt documente de evidență a timpului lucrat (oră sosire/oră plecare pentru fiecare angajat al societăţii).

Timpul lucrat reprezintă perioada de timp în care salariatul îşi îndeplineşte obligaţiile de muncă.

2. Cereri de concediu de odihnă, certificate de concediu medical (dacă este cazul);

3. Adrese de înfiinţare a popririi – reținerii din salariu (dacă este cazul);

Atenţie! Nu este permisă operarea de reţineri din salariile datorate de angajator către salariaţii săi decât dacă sunteţi în posesia unei hotărâri judecătoreşti definitive şi irevocabile prin care se constată că datoria acestora este scadentă, lichidă şi exigibilă.

4. Situaţia cu absențele nemotivate (dacă este cazul)

Important: Absențele nemotivate trebuie transmise în ReviSal în maxim 3 zile lucrătoare de la data absentării (conform art. 4 alin. 1 lit. e) din HG 905/2017).

5. Cereri de concediu fără plată (dacă e cazul).

Important! Orice suspendare/ încetare de suspendare a contractului de muncă (CFP – concediu fără plată, concediu creştere copil, concediu pentru formare profesională etc.) trebuie transmisă în ReviSal astfel:

– cel târziu în ziua anterioară datei de început a suspendării;

– cel puţin cu o zi înainte de ultima zi de suspendare (conform art. 4 alin. 1 lit. e) din HG 905/2017).

Pe baza documentelor justificative menţionate mai sus se va putea întocmi statul de plată a salariilor.

Statul de plată a salariilor este documentul care stă la baza calculului drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor sume datorate de angajator. Se întocmeşte lunar şi este obligatoriu să fie semnat lunar atât de către administratorul firmei, cât şi de salariaţii pentru care au fost calculate salariile.

Aşadar, statele de plată a salariilor (sau fluturaşii de salarii) trebuie semnate lunar de toţi angajaţii. În cazul unui control de la Inspecţia muncii (ITM), unul dintre documentele solicitate va fi dovada plății salariilor cel puţin pentru ultimele 6 luni. Doar în condiţiile în care plata salariilor se face prin virament bancar, nu este obligatoriu să fie semnate statele de plată, dovada platii făcându-se în acest caz cu extrasele de cont lunare.

Ca regulă generală, salariul se plăteşte în bani cel puţin o dată pe lună, cel târziu la data stabilită în contractul individual de muncă.

Atenţie! Statul de salarii se arhivează pe o perioadă de 50 de ani, la compartimentul financiar contabil, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia acestea au fost întocmite (OMFP 2634/2015).