Sediul firmei la domiciliu

Pentru înfiinţarea unei firme în România şi înregistrarea acesteia la Registrul Comerţului unul din principalele documente necesare este şi contractul de sediu social (de închiriere sau subînchiriere, de asociere în participatiune, contractul de leasing imobiliar, contractul de comodat, de uz sau uzufruct).

Sediul firmei este adresa, locul unde se comunică actele firmei sau corespondenta de la instituţii.

Pentru sediul firmei există următoarele variante:

 – spaţiu închiriat

–  spaţiu compartimentat destinat birourilor

–  la un cabinet de avocat

–  spaţiu proprietate personală

În cazul în care sediul firmei s-a ales a fi la domiciliul contribuabilului (spaţiul proprietate personală care este cedat cu titlu de folosinţă gratuită  de către proprietar ) dovada spaţiului se face cu  contract de comodat  încheiat între proprietarul spaţiului şi firma care urmează a fi înfiinţată şi o copie după un act de proprietate pentru spaţiul respectiv.

Contractul de comodat este necesar a fi întocmit deoarece firma este o entitate separată faţă de proprietarul spaţiului. Sediul social poate fi şi în altă locaţie închiriată, alta decât cea de domiciliu. În acest caz se va prezenta la ORC contractul de închiriere între proprietarul spaţiului şi  societatea în cauză. Contractele de comodat sau închiriere nu e nevoie să fie autentificate la notar. E suficient să fie semnate de proprietari și de administratorul viitoarei firme pentru a fi valabile.

Perioada sediului social al firmei poate fi pe durată limitată sau nelimitată.Trebuie acordată o mare atenţie expirării duratei sediului social, pentru a nu suporta efectele dizolvării societăţii şi declarării ca inactive a acesteia de către ANAF. Sediul social expirat atrage după sine, potrivit art. 92 din Legea nr. 207/2015 inactivitatea contribuabilului, dacă acesta din urmă nu ia măsuri cu privire la prelungirea duratei de valabilitate.

În situaţia în care a expirat durata sediului social, legal se consideră că sociatatea şi-a încetat activitatea şi nu are un sediu cunoscut, iar ONRC solicită Tribunalului din raza de activitate a societăţii respective dizolvarea firmei. În acest timp, ANAF emite o Decizie prin care declară firma inactivă. Documente necesare prelungirii duratei sediului la ONRC sunt următoarele:

• Actul adiţional sau un nou act de prelungire a duratei sediului social;
• O cerere înregistrare a menţiunilor şi de depunere acte.

O firmă poate avea sediul social declarat la o adresă  şi domiciliu fiscal la altă adresă, acesta fiind locul unde se exercită gestiunea administrativă şi conducerea efectivă a afacerilor. Odată înfiinţată firma cu o anumită adresă a sediului social acesta poate să fie schimbat în acelaşi judeţ sau în altul prin depunerea unei cereri de menţiuni la Registrul Comerţului.

Această modificare poate apărea în urma expirării contractului de drept de folosinţă a spaţiului sau în cazul relocării afacerii într-un alt oraş din ţară, fiind necesară mutarea sediului social în alt judeţ. Indiferent de caz, se urmează acelaşi proces la ONRC unde trebuie depuse o serie de documente. De obicei, schimbarea sediului social are la bază aspecte administrative precum:

– exprirarea contractului de închiriere pe o anumită adresă, un nou contract fiind semnat pentru o altă adresă;

– simplă schimbare a locaţiei, implicit a adresei sediului social, cere schimbarea sediului social cu totul;

– mutarea firmei dintr-un oraş într-altul va necesita schimbarea sediului social al societăţii;

– alte motive, cum ar fi cele economice, când o firmă găseşte alte oportunităţi, îşi măreşte sau micşorează activităţile.

Trebuie avut în vedere că mutarea unei firme în alt judeţ va atrage nu doar schimbarea sediului social, ci şi schimbarea numărului de înregistrare(J) şi după caz denumirea firmei.

Conform prevederilor Titlului IX din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, impozitul pe clădiri se calculează în funcţie de destinaţia construcţiei respective, care poate fi de locuit (rezidenţială) sau pentru desfăşurarea activităţii unei societăţi (nerezidenţială).