Organizarea managerială prin metoda Kanban

Ce este Kanban?

Metoda Kanban reprezintă o variantă modernă de organizare și management a activităților în serviciile profesionale. Se pune accentul pe schimbarea evolutivă, adaptarea continuă şi rapidă la cerinţele mediului de afaceri. Kanban acţionează ca un catalizator al adaptabilităţii şi flexibilităţii organizaţiei.

De ce se utilizează în activitatea managerială?

Scopul principal avut în vedere de companiile de servicii profesionale care folosesc metoda Kanban, este de creștere a gradului de coordonare/colaborare intra și inter-echipe și departamente, de scădere a termenelor de execuție, de creștere a calității şi deservire a clienților la nivelul solicitat de aceștia.

Succesul metodei Kanban se datorează faptului că implementarea nu necesită introducerea de funcții noi în organizație sau schimbarea procedurilor actuale de lucru.

Metodologia Kanban – principii fundamentale

Metoda Kanban urmează un set de principii și practici pentru gestionarea și îmbunătățirea fluxului în procesul de muncă.

Prin respectarea acestor principii se vor maximiza beneficiile, se va îmbunătăți fluxul de producție şi se va reduce timpul fiecărui ciclu, conducând la o majorare a valorii, cu o mai mare previzibilitate.

Principiile la care face referire metoda Kanban sunt:

• Acţionarea în concordanţă cu ritmul echipei: modificările şi schimbările necesare apar treptat în sistem, într-un ritm confortabil pentru echipă şi care nu afectează fluxul de lu curent.
• Încurajarea unor schimbări mici, dar care să aducă valoare, în defavoarea unor schimbări radicale care ar putea conduce la rezistență din partea echipei.
• Utilizarea resurselor existenţe: Kanban nu impune schimbări organizatorice în rolurile și funcțiile existente. Echipa va colabora pentru a identifica şi implementa schimbările ce se impun în sistem.

Aceste trei principii susţin echipa să depășească rezistența emoțională tipică și teama de schimbare care însoțește, de obicei, orice inițiativă de schimbare într-o organizație.

Metodologia Kanban – practici de bază

Kanban este un sistem ce permite înţelegerea reală a situaţiei prezente, identificarea problemelor,  luarea deciziilor şi acţionarea în sensul dezvoltării superioare a organizaţiei. Practicile de bază ale metodei Kanban ce fac posibil acest lucru sunt:

• Vizualizarea fluxului de lucru: prin evoluţia activităţilor.
• Limitarea activităţilor în curs (work în progress – WIP): reducerea sarcinilor în curs de execuție și încurajarea echipei spre finalizarea muncii înainte de a începe o nouă activitate.
• Gestionarea fluxului de producție: suport pentru echipă în analizarea şi ajustarea sistemului pentru a îmbunătăți fluxul, pentru a reduce timpul de finalizare necesar la fiecare activitate şi pentru a rezolva/elimina blocajele prin examinarea etapelor intermediare de așteptare.
• Explicarea mai clară a proceselor: prin definirea explicită a politicilor şi regulilor în care se desfășoară o activitate (proceduri de lucru) şi prin elaborarea unei liste de verificare a pașilor care trebuie făcuți pentru fiecare activitate (check-list sau lista de verificare).

Important!

Cuvântul „kan” înseamnă etichetă, iar „ban” înseamnă singur, unic, de unde se poate traduce kanban ca fiind un „panou pentru afișare” sau o tablă de scris.

Folosirea metodei Kanban presupune divizarea proceselor în faze de lucru, delimitate foarte clar. Pentru o mai bună aplicare a metodei se utilizează un tabel cu trei coloane, denumite de la stânga la dreapta: „De făcut”, „În lucru” și „Executate”.